Pięć kosztów eventu firmowego, które rzadko trafiają do oferty, a regularnie na fakturę końcową, to: no-show, czyli płacenie za nieobecnych gości, opłaty licencyjne za muzykę (ZAiKS, STOART), korkowe i tortowe, zużycie mediów i sprzątanie po efektach specjalnych oraz rozliczenie podatkowe. Każdy z nich można zaplanować, ale tylko jeśli wie się o nim wcześniej.

Catering, nocleg i scenotechnika to koszty, które widać. Kłopot zaczyna się przy pozycjach, których w ofercie nie ma, a które i tak pojawią się na rachunku.

5 kosztów, które nie istnieją w Excelu – dopóki nie przyjdzie faktura

Oto one, mniej więcej w kolejności, w jakiej najczęściej zaskakują organizatorów.

1. No-show – płacisz za puste krzesła

Umowy z hotelem i cateringiem zamraża się zwykle 2–4 tygodnie przed eventem. Jeśli realna frekwencja okaże się niższa niż zakładana, i tak ponosisz koszty zamówionego cateringu, zarezerwowanych pokoi i przygotowanych materiałów.

2. ZAiKS, STOART i spółka – licencje za muzykę

Jeśli podczas eventu pojawia się muzyka na żywo, z DJ-em lub jako tło, ustal, jakie licencje będą potrzebne i kto odpowiada za ich rozliczenie. ZAiKS i STOART reprezentują różne grupy uprawnionych i stosują własne tabele, więc opłata jednej organizacji nie jest stałym procentem drugiej. Orientacyjnie warto liczyć się z kosztem od kilkuset złotych przy mniejszym wydarzeniu do ponad 1000 zł przy większym evencie lub szerszym wykorzystaniu muzyki.

To nie uniwersalny cennik – ostateczna kwota zależy m.in. od charakteru wydarzenia, liczby uczestników, sposobu wykorzystania muzyki i aktualnych tabel, dlatego najlepiej potwierdzić ją w kalkulatorze lub przed podpisaniem umowy z lokalem, DJ-em czy wykonawcą.

3. Korkowe i tortowe

Własny alkohol lub tort nie zawsze oznaczają oszczędność. Tzw. korkowe jest naliczane od osoby, od butelki (wniesionej albo otwartej) lub ryczałtem za całe wydarzenie. Rynkowo to zwykle od kilkunastu do kilkudziesięciu złotych za osobę albo od kilku do kilkudziesięciu złotych za butelkę.

W obiektach premium bywa drożej, a część miejsc w ogóle nie dopuszcza alkoholu spoza własnej oferty. Opłata może obejmować szkło, chłodzenie, przechowywanie, serwis i obsługę kelnerską.

Tortowe, nazywane też opłatą talerzykową lub serwisową, działa podobnie: przechowanie ciasta, zastawa, krojenie, podanie, sprzątanie. Jednego obowiązującego cennika nie ma, dlatego warunki sprawdź przed podpisaniem umowy, najlepiej jako konkretne zapisy w ofercie.

4. Zużycie mediów i sprzątanie po show

Ciężki dym, konfetti, rozbudowana scenotechnika – obiekt może doliczyć osobną pozycję za prąd i sprzątanie niestandardowych efektów. Żadnej z tych kwot nie znajdziesz w cenniku bazowym.

5. Podatkowe pole minowe

Forma zatrudnienia uczestników, cel wydarzenia i charakter wydatków mają znaczenie przy rozliczeniu. Wyodrębnienie grup (UoP vs. B2B) w budżecie chroni przed zakwestionowaniem kosztów przez urząd skarbowy. Ustal to z księgowym jeszcze przed podpisaniem pierwszej umowy. Jeśli część z tych pozycji była dla Ciebie nowa, to dobry sygnał, żeby nie planować kolejnego eventu w pojedynkę.

Zastanawiasz się nad skorzystaniem z usług agencji eventowej? Przeczytaj, w czym może pomóc.

Zanim podpiszesz umowę: 4 pytania, które warto zadać

Przed podpisaniem umowy na event warto zadać cztery pytania: kto odpowiada prawnie za bezpieczeństwo uczestników, jak skalkulowano frekwencję, jaka jest forma zatrudnienia uczestników i czy oferta jest naprawdę kompletna. Każde z nich rozstrzyga problem, zanim trafi on na fakturę.

1. Kto odpowiada prawnie za bezpieczeństwo uczestników?

Przy wyjazdach traktowanych jako delegacje, pracodawca odpowiada za wypadki przy pracy. Polisa OC organizatora i ubezpieczenie uczestników – szczególnie przy aktywnościach o podwyższonym ryzyku – to nie opcja, to konieczność.

2. Jak skalkulowano frekwencję?

Czy przy kalkulacji cateringu i hotelu uwzględniono odpowiedni bufor frekwencji? Zamrożony kontrakt na 120 osób przy realnej frekwencji 80 to klasyczna pułapka.

3. Jaka jest forma zatrudnienia uczestników?

To pytanie rozstrzyga kwestię podatkową przed podpisaniem umowy, nie po. Wyodrębnienie grup (UoP vs. B2B) w budżecie chroni przed zakwestionowaniem kosztów przez urząd.

4. Czy oferta jest kompletna, czy tylko wygląda kompletnie?

Różnica między wyceną a rzeczywistym kosztem często kryje się w tym, czego w ofercie nie ma: koordynacja w dniu eventu, nadgodziny obsługi, transport sprzętu, backup techniczny. Dobra oferta nie zaskakuje przy rozliczeniu.

FAQ – ukryte koszty eventu firmowego

Czy organizator płaci za gości, którzy nie przyszli na event?

Tak – jeśli umowy z hotelem i cateringiem zostały zamrożone 2–4 tygodnie wcześniej, koszty zamówionych usług ponosi się niezależnie od realnej frekwencji. Dlatego do kalkulacji warto wliczać bufor i znać moment, w którym liczba gości przestaje być elastyczna.

Ile kosztują licencje na muzykę podczas eventu firmowego (ZAiKS, STOART)?

Orientacyjnie od kilkuset złotych przy mniejszym wydarzeniu do ponad 1000 zł przy większym evencie lub szerszym wykorzystaniu muzyki. To nie sztywny cennik – kwota zależy m.in. od charakteru wydarzenia, liczby uczestników i aktualnych tabel ZAiKS oraz STOART, które są odrębnymi organizacjami. Za rozliczenie nie zawsze odpowiada organizator, dlatego ustal to przed podpisaniem umowy i potwierdź kwotę w lokalu, u DJ-a czy wykonawcy.

Co to są korkowe i tortowe?

To opłaty, które lokal pobiera za serwis własnego alkoholu lub tortu wniesionego przez klienta. Korkowe rynkowo wynosi od kilkunastu do kilkudziesięciu złotych za osobę albo od kilku do kilkudziesięciu złotych za butelkę (w obiektach premium więcej), a tortowe (zwane też opłatą talerzykową) naliczane jest podobnie. Jednego cennika nie ma, więc warunki najlepiej potwierdzić w ofercie przed podpisaniem umowy.

Planujesz event, a część z tych pozycji widzisz pierwszy raz? To naturalne – większość z nich nie pojawia się w żadnym cenniku. Jeśli chcesz uniknąć zaskoczenia, możemy pomóc – napisz do nas.

Dopiero szacujesz budżet? Zacznij od podstaw: Ile kosztuje event firmowy? Jak oszacować budżet od zera