Większość firm przy planowaniu eventów integracyjnych zaczyna od jednego założenia: „Zróbmy to sami, bo tak będzie taniej.” Na początku taki scenariusz często wygląda naprawdę ekonomicznie i korzystnie. Problem pojawia się później, kiedy zaczyna się właściwa organizacja. W Excelu widzisz tylko, jaka jest cena hotelu, atrakcji, dojazdu czy cateringu, ale nie są to wszystkie koszty, jakie ponosi firma. Realizacja wydarzenia dla pracowników to dziesiątki decyzji, logistyka, zarządzanie ryzykiem i odpowiedzialność za doświadczenie pracowników od początku do końca.

Organizacja eventu to drugi etat

W praktyce bardzo często oznacza to, że osoba z HR-u, marketingu albo administracji dostaje dodatkowy projekt, który przez kilka tygodni dominuje nad jej codziennymi obowiązkami. To wtedy okazuje się, że największym kosztem eventu wcale nie jest hotel, a czas pracy osób wewnątrz organizacji. Ktoś musi porównać oferty, negocjować ceny, dopiąć transport, kontaktować się z uczestnikami i pilnować harmonogramu. A później jeszcze reagować na wszystkie zmiany i sytuacje kryzysowe, które pojawiają się praktycznie przy każdym wydarzeniu.

Co daje agencja EB przy organizacji eventu integracyjnego?

Współpraca z agencją przede wszystkim odciąża zespół wewnętrzny. Firma nadal podejmuje kluczowe decyzje i ma wpływ na kierunek wydarzenia, ale nie musi zajmować się całym organizacyjnym zapleczem. Agencja przejmuje logistykę, koordynację, kontakt z dostawcami i pilnowanie wszystkich elementów, które decydują o tym, czy event będzie udany.

To również dostęp do sprawdzonych partnerów, gotowych rozwiązań i doświadczenia, które trudno zdobyć przy okazji jednego wydarzenia w roku.

Dobra agencja potrafi przewidzieć problemy, zanim one się pojawią. Wie, które atrakcje naprawdę angażują ludzi, a które tylko dobrze wyglądają w prezentacji. Potrafi też spojrzeć na event szerzej jak na narzędzie budowania relacji i employer brandingu.

Czy event integracyjny z agencją jest droższy niż samodzielna organizacja?

Nie każda integracja wymaga wsparcia agencji. Jeśli organizujesz małe spotkanie dla kilkuosobowego zespołu i masz odpowiednie zasoby, wiele rzeczy możesz zrobić samodzielnie.

Przy większych wydarzeniach firmy coraz częściej decydują się na współpracę, ponieważ dochodzą do jednego wniosku: samodzielna organizacja wcale nie musi oznaczać oszczędności.  Dobrze zorganizowany event nie powinien angażować połowy firmy w działania operacyjne. Powinien angażować pracowników i realizować konkretny cel biznesowy.

Jeśli planujesz event integracyjny i zastanawiasz się, jak podejść do jego organizacji – chętnie pomożemy. Skontaktuj się z nami, a wspólnie znajdziemy rozwiązanie dopasowane do Twojego zespołu i budżetu.