Komunikacja wewnętrzna, czyli właściwie – co? Zwięzła i wyczerpująca definicja nadal nie powstała – zamiast więc teoretyzować, sięgnijmy do współczesnej praktyki. Efektywne komunikowanie się w ramach firmy pozwala realizować jej priorytety. Z badań wynika, że biznesy chcą dziś przede wszystkim angażować zespoły wokół strategii, wartości i sensu istnienia całej organizacji. Priorytetowa jest również dalsza adaptacja do realiów pracy hybrydowej. Wreszcie, ważne dla firm są rozwój lub implementacja EVP – bo komunikacja wewnętrzna to przecież jedno z narzędzi employer brandingu.

Wewnętrzny PR może sukcesywnie wzmacniać lub… skutecznie osłabić naszą markę pracodawcy. Bez odpowiedniego zarządzania informacją w dużych firmach pojawia się chaos, w małych – rodzą szkodliwe plotki. Treści, formy, sposoby, narzędzia, którymi porozumiewamy się w ramach organizacji, będą dobrze służyć naszej marce, jeśli odpowiemy sobie na kilka prostych pytań.

DO KOGO?

Do kogo kierowana jest komunikacja wewnętrzna? Oczywiście – do pracowników. Niestety w praktyce takie uproszczenie sprawia, że organizacje nie starają się różnicować adresatów treści. W efekcie „wszystko idzie do wszystkich”, nadmiar komunikatów tworzy szum informacyjny, obniża efektywność komunikacji, a przy okazji skutecznie irytuje odbiorców.

Planując wysyłkę konkretnych komunikatów, zastanówmy się więc, dla kogo są one ważne:

• dla pracujących stacjonarnie, hybrydowo czy zdalnie?

• dla osób zatrudnionych na umowę o pracę czy B2B?

• bezpośrednio dla menedżerów (a dopiero dalej – do kaskadowania innym)?

• dla użytkowników danego rodzaju oprogramowania/narzędzia?

• dla naszego biura w Krakowie, Gdańsku czy oddziału w Singapurze?

• …?

Odpowiednia segmentacja naszych odbiorców pozwoli stworzyć dopasowane do nich treści i przekazać je w odpowiedniej formie i czasie.

CO, KIEDY?

Wewnątrz firmy przekazujemy zarówno informacje dotyczące codziennych obowiązków, jak i szereg kwestii formalnych, organizacyjnych, okolicznościowych, integracyjnych. Po pierwsze więc – ustalajmy priorytety. Pomocny w decyzjach może być „komunikacyjny” wariant matrycy Eisenhowera:

W zalewie „bieżączki” łatwo też zgubić nadrzędne cele organizacji. Dlatego regularnie informujmy o firmowych planach i strategiach, weryfikujmy deklarowane wartości. Dbajmy, by pracownicy rozumieli tzw. „big picture”, czyli widzieli szerszą perspektywę swoich codziennych działań.

GDZIE?

Segmentowanie odbiorców oraz określenie priorytetów w zakresie treści to podstawa wyboru narzędzi i kanałów komunikacji. Dostępnym narzędziom można by poświęcić osobny obszerny artykuł, ale najoptymalniejszy ich zestaw jest inny dla każdej organizacji. W doborze warto inspirować się rozwiązaniami, które pracownicy już znają – np. formatami z mediów społecznościowych (jak tablice, polubienia, reakcje, komentarze, grupy tematyczne). Jednym z ulubionych kanałów pozostaje email – jako podstawowe narzędzie komunikacji wewnętrznej wskazuje go 31% pracowników. Kluczowy dla jego skuteczności jest umiar – dlatego nie kumulujmy w mailach wszystkich naszych komunikatów. W poszukiwaniu alternatywnych dróg - nie skreślajmy „analogowych” formatów. Ekrany LED czy dobrze umiejscowione plakaty funkcjonują często jako skuteczne uszczelnienie komunikacji.

JAK?

W skutecznej komunikacji (każdej!) liczy się nie tylko „co”, ale i „jak” przekazujemy. W tworzeniu formy dla naszych treści sprawdzą się zasady prostego języka (m.in. krótkie zdania, codzienny, użytkowy język zamiast specjalistycznych określeń, zwracanie się wprost do adresata). Zamiast poetyckich wypracowań lub fragmentów księgowych przepisów, postawmy na przejrzystość – bullety, wyboldowania, intuicyjną kolorystykę, chwytliwe hasło (copy), jasne wyodrębnienie deadline’ów i zadań do wykonania.

To, jak się komunikujemy wewnątrz organizacji, musi też uwzględniać dwustronność – stwarzajmy naszym pracownikom wygodną przestrzeń do dzielenia się pomysłami, zgłaszania wątpliwości, wspólnego dyskutowania rozwiązań. Wiele firm unika takiej formy dialogu, obawiając się chaosu i nieprzyjemności – w praktyce jednak bieżące adresowanie potrzeb pozwala zapobiegać kryzysom i sprawnie wprowadzać ulepszenia.

ILE?

Żyjemy w świecie (wielkich) danych, a jednak gdy przychodzi do komunikacji wewnętrznej – niechętnie się do nich odwołujemy. A tutaj również musimy mierzyć! Ilu odbiorców otworzyło naszą wiadomość? Ilu kliknęło w link? Ilu wypełniło wysłany formularz? W sprzedaży czy marketingu narzędzia, które śledzą takie parametry, to codzienność – warto zaprzyjaźnić się z nimi i na ich podstawie ulepszać nasz wewnętrzny PR.

CO DALEJ?

Zła wiadomość – komunikacja wewnętrzna nie jest tworzona „raz na zawsze” :) Jej formy i treści muszą dynamicznie odpowiadać na zmieniające się potrzeby: działania kryzysowe w pandemii, usprawnienie hybrydowego modelu w nowej normalności, zarządzanie zmianą w przyszłości. Dlatego w 2023 życzymy Wam realizacji dobrych praktyk:

• wartościowej analityki danych komunikacyjnych

• owocnej współpracy między działem komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej

• uproszczenia struktur komunikacji

• dbałości o wellbeing pracowników.