Mogłoby się wydawać, że komunikacja wewnętrzna to taki dość niepozorny, może wręcz archaiczny mebelek w employer brandingowym saloniku. Niby jest, ale bez szału i fajerwerków, bo przecież prawdziwy biznes dzieje się gdzie indziej. Moi drodzy, otóż nic bardziej mylnego!

Współcześnie firmy stawiają sobie coraz wyższe wymagania w zakresie komunikacji wewnętrznej, która jest niezbędna w skutecznym angażowaniu pracowników i budowaniu silnej kultury organizacyjnej. Więcej o podstawach skutecznej komunikacji pisaliśmy tutaj. Formy i narzędzia, które obecnie wykorzystujemy nieustannie ewoluują. Przyjrzyjmy się dziś niektórym z nich – czekając, jakie nowości przyniesie Nowy Rok.

Wszyscy lubimy ruchome obrazy

Czy nam się to podoba, czy też nie – ekrany towarzyszą nam na co dzień, a treści konsumujemy coraz częściej w formie ruchomych obrazów. W komunikacji wewnętrznej warto podchwycić wygodny i przyjazny format video. Możemy sięgnąć po wersję wertykalną, rodem z popularnego TikToka, czy youtube shorts – do jej nagrania wystarczy smartfon, a efekt jest łatwy do szybkiego udostępnienia, również w biurowych komunikatorach. Warto wypróbować to elastyczne i niedrogie rozwiązanie – zwłaszcza w organizacjach zatrudniających głównie młodych pracowników. Jak to zrobić?

• Twórz krótkie video, aby przekazywać ważne informacje, aktualizacje czy powiadomienia pracownikom. Stosuj dynamiczne i zwięzłe treści, dostarczając kluczowe informacje w atrakcyjny sposób.

• Wykorzystaj video do tworzenia krótkich szkoleń czy instrukcji dla pracowników. Dostosuj treści do konkretnych procesów, prezentując w filmie odpowiednie kroki czy procedury.

• Nagrywaj wystąpienia liderów firmy – ułatwi to pracownikom dostęp do ważnych informacji.

• Twórz zapowiedzi nadchodzących wydarzeń w firmie oraz publikuj krótkie zachęty do zaangażowania pracowników w konkretne działania czy projekty – proś o ich opinie i pomysły.

• Relacjonuj eventy, konferencje czy imprezy, pozwalając pracownikom aktywnie dołączać i być częścią wydarzenia

• Opowiadaj historie sukcesu i dokonań zespołów – publicznie wyrażaj podziękowania i uznanie dla pracowników za ich wkład czy osiągnięcia.

• Przedstawiaj elementy kultury organizacyjnej, np. informacje o pracownikach, ich pasjach czy wydarzeniach społecznościowych.

• Planuj regularne publikacje, aby utrzymać zainteresowanie i stałą komunikację – organizuj cykliczne ramówki wideo, prezentując różne tematy czy działania w każdym odcinku.

Ostatnia z powyższych wskazówek może również zostać wykorzystana w formie pracowniczej telewizji. W regularnej komunikacji firmowej gazetki czy newslettery ustępują dziś miejsca nowoczesnym formatom, takim jak właśnie telewizja. Nagrania mogą być prezentowane cyklicznie, nawet kilka razy w roku, podsumowując działania i plany firmy z określonego okresu. To my decydujemy o kształcie naszej telewizji – możemy pokusić się o pełne rozmachu, 30-minutowe superprodukcje przy wsparciu eksperckiej ekipy lub pozostać przy bardziej kameralnej formie, bliższej amatorskim filmom.

Zanim jednak rozpoczniemy przygodę z video, zawsze zastanówmy się nad kilkoma podstawowymi kwestiami:

• Know – Czego odbiorcy chcą się dowiedzieć?

• Think – Co widzowie mają myśleć po obejrzeniu?

• Feel – Co widzowie mają poczuć?

• Do – Jakie działania odbiorcy mają podjąć po emisji?

Sztuczna inteligencja (AI) – sprytna pomoc

Nikogo zapewne nie zdziwi, że sztuczna inteligencja zadomawia się również w obszarze komunikacji wewnętrznej. I nie chodzi tu jedynie o wsparcie w tworzeniu tzw. contentu. Możliwościom AI warto jednak poświęcić cały osobny artykuł – tymczasem więc pozostawiamy Was z garścią wybranych pomysłów i inspiracji.

Oczywistym ułatwieniem jest automatyzacja procesów – AI może być używana do automatycznego udzielania odpowiedzi na częste pytania pracowników, co oszczędza czas i zwiększa dostępność informacji bez angażowania koordynatorów komunikacji.

Atutem jest również łatwiejsza personalizacja – algorytmy mogą dostarczać pracownikom dostosowane do ich potrzeb powiadomienia, informacje i sugestie zgodnie z ich rolą, preferencjami czy dotychczasowym zaangażowaniem.

Planowanie publikacji również możemy wspierać sztuczną inteligencją, która podpowie najlepszy czas i kanał na pojawienie się komunikacji.

AI może nam również służyć jako dodatkowy zespołowy konsultant – śmiało możemy pytać chat np. o analizę sentymentu naszego komunikatu lub wyszczególnienie jego 3 głównych przesłań. Jeśli chat będzie miał z naszym tekstem problem – prawdopodobnie sprawi on trudności również ludziom.

ESG na poważnie

Również w komunikacji wewnętrznej coraz istotniejszy staje się temat ESG (Environmental, Social, Corporate Governance), czyli pozafinansowych elementów, na podstawie których możemy oceniać przedsiębiorstwa. Pora porzucić przekonanie, że ESG jest to przejściowa moda, a tym bardziej – że to jedynie opcjonalny dodatek do naszego głównego biznesu. Zrównoważony rozwój w wymiarze środowiskowym, społecznym i korporacyjnym to must have współczesnej firmy.

Poniżej kilka faktów, które pomogą Wam rozwijać komunikację ESG w Waszych organizacjach:

✔ESG to nie CSR! CSR, czyli Corporate Social Responsibility skupia się na inicjatywach filantropijnych i wolontariacie. Założenia ESG tłumaczą, jak te kwestie integrować z podstawowymi działaniami firmy, np. strategią czy zarządzaniem ryzykiem. Co więcej, ESG coraz częściej uznawane jest za integralną część strategii biznesowych, podczas gdy CSR uważano za dodatkowy, nieobowiązkowy element.

✔ ESG dotyczy wszystkich obszarów w firmie, nie jedynie osób zajmujących się CSR czy wolontariatem pracowniczym. Temat ESG jest oczekiwany przez pracowników – szczególnie przedstawicieli młodszych pokoleń.

✔ ESG to konkrety, nie aspiracje. Dlatego w komunikacji uważajmy na greenwashing i wyolbrzymianie dokonań naszej organizacji. Zwłaszcza że nowa dyrektywa unijna nie zezwoli na swobodne użycie tzw. „green claims” – sformułowania takie jak „eko”, „zielony”, „zrównoważony” będą wymagały szczegółowych badań i certyfikacji.

Komunikacja zmienną jest

Nowoczesna komunikacja wewnętrzna to dynamiczny obszar, w którym firmy muszą być elastyczne i dostosowywać się do zmieniających się trendów społecznych i technologicznych. Videoformaty, sztuczna inteligencja, czy zrównoważony rozwój to tylko niektóre spośród wielu współczesnych branżowych tendencji. Jaki jest więc pewny przepis na sukces?Traktować każdy nowy trend jako szansę biznesową, a nie straszny obowiązek.

Powyższy tekst powstał z inspiracji tegoroczną konferencją Internal Communication Meeting 5. Dziękujemy prelegentkom i prelegentom, m.in. Magdalenie Sułek-Domańskiej i Mateuszowi Buczkowskiemu. Polecamy Waszej uwadze kolejne odsłony spotkania – najbliższa już w kwietniu 2024!