To niestety często niewystarczająco „zaopiekowany” element, który (dobrze przeprowadzony) może znacząco wpłynąć na poziom zaangażowania i satysfakcji pracownika, a także na jego długoterminową produktywność.

Postanowiłam zebrać trochę praktycznych wskazówek i opowiedzieć, jak zorganizować ten proces w taki sposób, aby był korzystny zarówno dla nowego pracownika, jak i dla pracodawcy – zapraszam do lektury!

Jakie elementy powinny składać się na dobry onboarding?

- Przygotowanie przed pierwszym dniem (tzw. preonboarding) – proces wdrożenia nowego pracownika zaczyna się jeszcze zanim przekroczy on próg firmy. Kluczowe jest, aby przygotować wszystko, co będzie mu potrzebne do efektywnego startu:

• sprzęt i oprogramowanie: upewnij się, że komputer, telefon, identyfikator oraz wszelkie inne niezbędne narzędzia są gotowe do użycia od pierwszego dnia,

• dokumenty i formalności: przygotuj wszystkie dokumenty do podpisania, takie jak umowy, regulaminy oraz dane do systemów wewnętrznych,

• informacje o firmie: przygotuj zestaw materiałów informacyjnych o firmie, jej kulturze, misji i strukturze organizacyjnej.

- Powitanie i wprowadzenie – pierwszy dzień w nowej pracy:

• powitalna wiadomość: przygotuj powitalną wiadomość e-mail od zespołu lub bezpośredniego przełożonego,

• powitalne spotkanie: zorganizuj spotkanie, na którym nowy pracownik pozna swoich bezpośrednich współpracowników oraz kluczowe osoby w firmie,

• oprowadzenie po biurze: pokaż nowemu pracownikowi biuro, w tym kluczowe miejsca, takie jak kuchnia (i kubek, z którego może skorzystać 😉), toalety, sale konferencyjne oraz stanowisko pracy.

- Wprowadzenie do obowiązków:

• plan szkoleniowy: przygotuj szczegółowy plan szkoleniowy na pierwsze tygodnie pracy, obejmujący wszystkie niezbędne szkolenia i spotkania informacyjne,

• mentor/buddy: przydziel nowemu pracownikowi mentora, który będzie jego przewodnikiem i wsparciem w pierwszych tygodniach pracy,

• metoda małych kroków: zaczynaj od prostych zadań, które pozwolą nowemu pracownikowi poczuć się pewniej i stopniowo wprowadzać bardziej skomplikowane obowiązki (nie zarzucaj wiedzą).

-Kultura organizacyjna – rozumienie i adaptacja pracownika w firmie:

• wartości i misja: przedstaw wartości i misję firmy oraz to, jak są one realizowane na co dzień,

• zasady i oczekiwania: wyjaśnij obowiązujące w firmie zasady, normy oraz oczekiwania wobec pracowników,

• aktywności integracyjne: zorganizuj aktywności integracyjne, takie jak wspólne lunche, spotkania team buildingowe, czy wyjścia integracyjne.

- Feedback i wsparcie – regularne przekazywanie feedbacku oraz wsparcie są kluczowe dla utrzymania zaangażowania nowego pracownika:

• spotkania: zorganizuj regularne spotkania z nowym pracownikiem, aby omówić jego postępy, rozwiać wątpliwości oraz odpowiadać na jego pytania,

• ankieta onboardingowa: przeprowadź badanie, aby dowiedzieć się, jak nowy pracownik ocenia proces wprowadzenia i co możesz jeszcze ulepszyć,

• wsparcie HR: zapewnij stałe wsparcie działu HR, który będzie dostępny w razie pytań lub problemów.

Aby onboarding był skuteczny, warto zadbać o kilka kluczowych aspektów:

1. Przejrzyste i spójne materiały informacyjne: Broszury lub prezentacje z podstawowymi informacjami o firmie, jej wartościach oraz kulturze organizacyjnej są nieocenione.

2. Dostosowane szkolenia wstępne: Szkolenia powinny obejmować zapoznanie z obowiązkami, zasadami bezpieczeństwa, procedurami oraz benefitami pracowniczymi.

3. Integracja z zespołem: Ważne jest zapoznanie nowego pracownika z jego przełożonym oraz zespołem, a także wyjaśnienie oczekiwań i zaplanowanie celów osobistych.

Najczęstsze błędy podczas onboardingu:

Pamiętajmy, że inaczej wdrażamy pracownika biurowego, a inaczej pracownika produkcji, w niektórych organizacjach różnią się też warunki zatrudnienia. Jeśli wprowadzimy w błąd nowego pracownika np. co do przysługujących mu benefitów, może to rodzić niepotrzebną frustrację już na początku pracy.

Aby uniknąć przekazywania nieaktualnych danych, niezbędna jest regularna aktualizacja materiałów dla pracowników.

Najważniejsze jest jednak traktowanie każdego pracownika równo, aby każdy mógł poczuć się częścią organizacji. Onboarding powinien być postrzegany jako strategiczne narzędzie employer brandingowe.

Czas trwania i odpowiedzialność za onboarding

Długość procesu onboardingu zależy od wielu czynników, takich jak branża, typ wykonywanej pracy, specyfika firmy czy indywidualne potrzeby pracowników.

Najczęściej odpowiedzialność za onboarding spoczywa na zespołach HR/EB, ale warto zaangażować również menedżerów zespołów oraz przyszłych mentorów.

Ewaluacja procesu może odbywać się poprzez ankiety, oceny jakości pracy czy wskaźniki retencji pracowników.

Dopasowanie do zmieniających się oczekiwań rynku pracy

Zmieniające się oczekiwania rynku pracy skłoniły pracodawców do dostosowania procesów onboardingowych, w tym wdrożenia zdalne lub hybrydowe formy szkoleń i spotkań. Technologia odgrywa kluczową rolę w efektywnym onboardingu, oferując narzędzia do zarządzania dokumentami, platformy szkoleniowe, portale pracownicze oraz narzędzia do komunikacji online i zbierania feedbacku.

Do najpopularniejszych rozwiązań należą:

• Narzędzia do zarządzania dokumentami, umożliwiające sprawne udostępnianie, podpisywanie i magazynowanie plików.

• Platformy szkoleniowe, w tym gry szkoleniowe.

• Portale pracownicze, zawierające wszelkie niezbędne informacje o firmie i benefitach.

• Narzędzia do komunikacji online, takie jak komunikatory, poczta elektroniczna czy platformy do wideokonferencji.

• Programy do zbierania feedbacku i generowania raportów.

Odpowiednie wykorzystanie technologii w onboardingu zwiększa jego skuteczność, efektywność i atrakcyjność zarówno dla nowych pracowników, jak i dla samej organizacji.

Skuteczny onboarding to inwestycja, która przynosi wymierne korzyści zarówno dla nowego pracownika, jak i dla firmy. Przemyślany i dobrze zorganizowany proces wprowadzenia nowego pracownika pomaga mu szybko zaaklimatyzować się w nowym środowisku (dbamy o dobrostan), zwiększa jego zaangażowanie i produktywność oraz przyczynia się do budowania pozytywnej kultury organizacyjnej. Pamiętaj, że onboarding to proces ciągły, który wymaga regularnego monitorowania i dostosowywania do zmieniających się potrzeb i oczekiwań pracowników.

Spodobały Ci się moje wskazówki i chcesz wdrożyć niektóre z nich?

Pobierz onboardingową CHECKLISTĘ, która pomoże Ci w organizacji procesu w Twojej firmie.

Zapraszam też do kontaktu na LinkedIn lub zapisz się na bezpłatne konsultacje w ramach EB Support.