Agencja eventowa pomaga nie przekroczyć budżetu, bo kupuje usługi inaczej niż firma organizująca event raz w roku: ma sieć sprawdzonych podwykonawców z wynegocjowanymi stawkami, zna koszty, których nie ma w żadnym cenniku, i odpowiada za całość projektu, a nie za pojedynczy wycinek. Z Twojego zespołu zdejmuje przy tym i ryzyko, i pracę.

Za co właściwie płacisz, współpracując z agencją przy organizacji eventu?

To nie jest fee za samą koordynację i dlatego na pytanie „ile to kosztuje" nie ma jednej odpowiedzi. Cena współpracy zależy od formatu, skali i zakresu, więc rozmowa powinna zaczynać się od celu eventu, nie od gotowej kwoty w Excelu. To pytanie pojawia się zawsze – i dobrze, że się pojawia. Agencja, która organizuje eventy regularnie, kupuje usługi inaczej niż firma robiąca to raz w roku, a ta różnica najczęściej zwraca się jeszcze przed pierwszym dniem eventu.

Samodzielna organizacja rzadko jest tańsza

Najdroższy koszt samodzielnej organizacji nie pojawia się na żadnej fakturze – to czas Twojego zespołu. Angażowanie HR, marketingu czy administracji do weryfikacji dziesiątek ofert, negocjacji z obiektami i logistyki to de facto drugi etat dla ekspertów zatrudnionych do zupełnie innych zadań.

I tu dochodzimy do tematu, o którym nikt głośno nie mówi, a który w korporacyjnym świecie zna każdy. Niech pierwszy kamień rzuci ten, kto nigdy nie utknął w procedurach wprowadzenia nowego dostawcy do bazy vendorów na trzy tygodnie przed eventem.

Każda firma cateringowa, każdy wynajęty DJ, każda agencja techniczna musi przejść wewnętrzny proces rejestracji jako vendor – z formularzami, zatwierdzeniami, działem zakupów i prawnikami w tle. Zanim dostawca dostanie zielone światło, mija czas, którego przy planowaniu eventu zwyczajnie nie ma.

Do tego dochodzą różne modele rozliczeń. Jeden podwykonawca oczekuje zaliczki przed eventem, drugi płatności kartą w dniu wydarzenia, a trzeci wystawia fakturę z siedmiodniowym terminem płatności. Dla firmy działającej w długim procesie zakupowym i z odroczonymi terminami płatności może to oznaczać kolejną serię wyjątków, zgód i pilnych przelewów.

Agencja, która bierze na siebie rozliczenia z podwykonawcami, porządkuje ten proces i przedstawia klientowi jedno spójne rozliczenie, zamiast kilku różnych zasad i terminów.

W praktyce oznacza to więcej wyjątków, pilnych zgód i decyzji podejmowanych pod presją czasu. A presja czasu zwykle kosztuje: ogranicza wybór dostawców, komplikuje logistykę i zwiększa ryzyko opóźnień.

Partner, który wchodzi jako jeden podmiot i bierze na siebie rozliczenia z całym łańcuchem podwykonawców, zastępuje to jednym spójnym rozliczeniem, zanim chaos zdąży zablokować przygotowania.

Samodzielnie czy z agencją: krótkie porównanie

*Dowiedz się, co można przeoczyć, szacując koszt wydarzenia w naszym artykule: Budżet na event firmowy – 5 pozycji, o których zawsze zapominasz.

Agencja to nie koszt – to zabezpieczenie przed kosztami, których nie widać

Agencja employer brandingowa z zapleczem eventowym i siecią sprawdzonych partnerów to nie kolejna pozycja w budżecie. To zabezpieczenie przed kosztami, których nie widać – związanych z przekroczonym terminem, decyzją podejmowaną pod presją, fakturą, której nikt nie zakładał.

FAQ

Czy organizacja eventu z agencją się opłaca?

Najczęściej tak, bo agencja kupuje usługi inaczej niż firma organizująca event raz w roku: ma wynegocjowane stawki u sprawdzonych podwykonawców, a różnica potrafi zwrócić się jeszcze przed pierwszym dniem eventu. Ostateczny rachunek zależy od formatu, skali i zakresu współpracy.

Czy taniej zorganizować event samodzielnie?

Rzadko jest taniej, ponieważ najdroższy koszt samodzielnej organizacji nie trafia na żadną fakturę – to czas zespołu pochłonięty przez weryfikację ofert, negocjacje i proces rejestracji każdego dostawcy w bazie vendorów.

Za co odpowiada agencja eventowa?

Za całość projektu, a nie pojedynczy wycinek: koordynację, łańcuch podwykonawców i to, by oferta nie zaskakiwała przy rozliczeniu. Wchodząc jako jeden podmiot, przejmuje też proces wprowadzania dostawców, który przy samodzielnej organizacji potrafi zablokować przygotowania. Jeśli stoisz przed planowaniem eventu i nie wiesz jeszcze, od czego zacząć – to dobry moment na rozmowę. Skontaktuj się z nami!

Dopiero zaczynasz szacować budżet? Przeczytaj artykuł Ile kosztuje event firmowy? Jak oszacować budżet od zera.