Powiedzmy sobie wprost: pracownicy od nas odchodzą. I choć nie jest to łatwe (to boli!), rotacja to naturalny proces w każdej organizacji. Co zrobić, żeby żegnać się w dobrej atmosferze i żeby było to jak najmniej uciążliwe dla obu stron? A może to właśnie dobra okazja, żeby czegoś się nauczyć lub nawet zadbać o dobry wizerunek naszej marki? Tu z pomocą przychodzi nam w Polsce jeszcze mało doceniane narzędzie HR-owe: dobrze przygotowany proces offboardingowy. 

Czym właściwie jest offboarding? 

Najprościej rzecz ujmując, offboardingiem (czasami spotkamy się z zapisem off-boarding) nazywamy szereg działań, które musimy podjąć, kiedy pracownik zdecyduje się z nami pożegnać. 

Dlaczego warto mieć silny program? 

Firmy często skupiają się na tym, jak pozyskać i dobrze przywitać nowego pracownika. Inwestują w zmyślne procesy rekrutacyjne, tworzą kompleksowe programy onboardingowe – usprawniają procesy kadrowe, wręczają oryginalne welcome packi, planują efektywne szkolenia, wykorzystując przy tym nierzadko interaktywne narzędzia, np. platformy grywalizacyjne. Chcą uatrakcyjnić i zoptymalizować wdrożenie. Często jednak zapominają, że chociaż pierwsze wrażenie jest ważne, to równie istotne jest to, jak traktujemy pracownika w czasie jego pobytu w firmie, a jeszcze ważniejsze, czy umiemy profesjonalnie zakończyć współpracę. Zwłaszcza że pracownicy nie odchodzą od nas bez powodu. 

Prywatnie amatorsko muzykuję. Kiedyś długo męczyłam wokalnie jakiś utwór, aż w końcu przyszedł mój mąż (muzyk ze zdecydowanie większym doświadczeniem) i mówi: „Nie spinaj się tak. Nieważne, jak zaśpiewasz w środku, może się zdarzyć, że zafałszujesz, zapomnisz tekstu, potkniesz się gdzieś po drodze… Najważniejsze są początek i koniec”. I wiecie co? Coś w tym jest! 

Dobrze poprowadzony proces offboardingowy to dla pracodawców szansa. Pracownik, z którym firma pożegna się w ładny sposób, będzie chciał zostać z nami w kontakcie, a co za tym idzie, nie stracimy od razu dostępu do jego wiedzy i doświadczenia. Zabierając ze sobą „w świat” dobre emocje i pozytywną opinię o naszej marce, stanie się jej ambasadorem, a być może nawet będzie polecał pracę u nas swoim znajomym. To również ważne z biznesowego punktu widzenia. Zaplanowany i przemyślany proces spowoduje, że zyskamy czas. Zminimalizujemy ryzyko utraty ciągłości w wykonywaniu realizowanych przez niego zadań. Pamiętajmy też, że aktualni pracownicy naszej organizacji mogą również oceniać nas przez pryzmat tego, czy z klasą żegnamy się z ludźmi. Wyciągają wnioski o dojrzałości organizacji. Mamy więc też korzyści wewnętrzne. Sporo benefitów, prawda? O co więc należy zadbać? 

• Po pierwsze sprawy kadrowe – po przyjęciu wypowiedzenia przelicz należny urlop i podejmijcie z pracownikiem decyzję w sprawie jego wykorzystania. Zastanów się nad formą rozwiązania umowy, zdecyduj o okresie wypowiedzenia oraz rozważ zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy. Ważna jest także stosowna informacja o przysługujących dotychczas benefitach i czasie/zakresie ich działania. 

• Zadbaj o atmosferę i informację – jeśli jesteś menadżerem, niezwłocznie poinformuj zespół o tym, że ktoś Was opuszcza. Jeśli jesteś HR-owcem, wyposaż w taką wiedze szefa zespołu. Zrób to wszystko we właściwym czasie – unikniesz plotek i niepotrzebnych nieporozumień. 

• Wyznacz zastępstwo - wskaż osobę, która czasowo lub na stałe przejmie obowiązki wykonywane wcześniej przez zwalniającego się pracownika. Zadbaj o przekazanie kluczowych informacji – wdrożenie w projekty, które są w toku, dokumentację, procedury postępowania, potrzebne systemy. 

• Zadbaj o procedury - uporządkuj proces. Przygotuj jasne i przejrzyste zasady, wykorzystaj checklistę lub aplikację np. do transferu wiedzy. 

• Obiegówka – czyli zdanie sprzętu, przepustek, kluczy itd. Postaraj się o przejrzystą instrukcję, aby wszystko przebiegło szybko i sprawnie, a pracownik nie został bez dostępów, których jeszcze potrzebuje. 

• Zaplanuj dzień pożegnania – podziękuj za współpracę. Zorganizuj miejsce, zaplanuj spotkanie, a może także coś na osłodę, pożegnalny prezent lub firmowy gadżet są zawsze miłym elementem. Ale pamiętaj – uzgodnij to wcześniej z pracownikiem (nie każdy lubi huczne imprezy i buziaczki od całego zespołu 😉). Może wystarczające będzie udostępnienie komputera i umożliwienie wysłania maila do wybranych współpracowników i/lub kluczowych klientów? To bardzo ważne i dobrze widziane nie tylko przez innych pracowników, ale też klientów/kontrahentów. 

• Ucz się i wyciągaj wnioski – przeprowadź exit interview – rozmowę podsumowującą przebieg zatrudnienia. Obie strony będą mogły przekazać swoje spostrzeżenia odnośnie stanowiska, obowiązków, klimatu i relacji. Twórz raporty – zbieraj i analizuj dane – wiedza, dlaczego pracownicy odchodzą z firmy, przyda się w rozwoju organizacji. 

• Zrób porządek – zadbaj o bezpieczeństwo danych. Usunięcie kont, zmianę haseł, uprawnień, odwołanie pełnomocnictw oraz zablokowanie dostępów do systemów. 

A więc, Drodzy Pracodawcy, nie bójmy się rozstań. Dobrze zrealizowany proces offboardingowy pozwoli nam nie tylko utrzymać ciągłość procesów w organizacji. Dzięki niemu unikniemy głoszenia i publikowania w sieci negatywnych opinii o firmie. Zyskamy ambasadorów, a może nawet źródło wartościowych kandydatów. Zebrany w procesie feedback możemy wykorzystać do doskonalenia i rozwoju naszej organizacji. To naprawdę świetny moment, by pokazać, że jesteśmy fajni i zadbać o pozytywny sentyment do naszej marki.